آموزش کامل استفاده از خرج‌نگار
اگر می‌خواهید بدانید پولتان در طول ماه دقیقاً کجا خرج می‌شود، برای هزینه‌های آینده برنامه داشته باشید و تصویر روشن‌تری از وضعیت مالی خود ببینید، خرج‌نگار برای همین کار ساخته شده است.
خرج‌نگار یک ابزار فارسی برای مدیریت هزینه‌ها، بودجه و پس‌انداز است. می‌توانید مخارج روزانه را ثبت و دسته‌بندی کنید، گزارش‌های مالی ببینید، برای هر ماه بودجه تعیین کنید و در صورت نیاز هزینه‌های مشترک خانواده را نیز در یک فضای جداگانه مدیریت کنید.
در این آموزش استفاده از خرج‌نگار، تمام بخش‌های مهم برنامه را از ساخت حساب تا ثبت هزینه، آمار، بودجه‌بندی، پس‌انداز و خانوار مشترک مرحله‌به‌مرحله مرور می‌کنیم.
۱. ساخت حساب در خرج‌نگار
برای شروع وارد خرج‌نگار شوید و گزینه ثبت‌نام را انتخاب کنید.
در فرم ثبت‌نام باید ایمیل، نام، رمز عبور و تکرار رمز عبور را وارد کنید. رمز عبور باید حداقل ۸ کاراکتر داشته باشد و شامل یک حرف کوچک انگلیسی، یک حرف بزرگ انگلیسی و حداقل یک عدد باشد.
بعد از ثبت‌نام، لینک فعال‌سازی برای ایمیل شما ارسال می‌شود. با باز کردن این لینک، حساب تأیید شده و می‌توانید وارد برنامه شوید.
اگر ایمیل فعال‌سازی را دریافت نکردید، امکان ارسال مجدد آن وجود دارد. در صورت فراموش کردن رمز عبور نیز می‌توانید از طریق ایمیل، لینک بازیابی رمز دریافت کنید.
بعد از ساخت حساب، یک فضای شخصی به‌صورت خودکار برای شما ایجاد می‌شود.
۲. آشنایی با فضای شخصی و خانوار مشترک
یکی از مفاهیم مهم در خرج‌نگار «فضای مالی» است.
فضای مالی مشخص می‌کند اطلاعاتی که مشاهده یا ثبت می‌کنید متعلق به کدام محیط هستند. هر کاربر حداقل یک فضای شخصی دارد، اما می‌تواند عضو خانوارهای مشترک نیز باشد.
برای مثال، می‌توانید هزینه‌های شخصی خود را در فضای شخصی ثبت کنید و هزینه‌های خانه را در یک خانوار مشترک با همسر یا سایر اعضای خانواده مدیریت کنید.
اگر چند فضا داشته باشید، می‌توانید بین آن‌ها جابه‌جا شوید و یکی را به‌عنوان فضای پیش‌فرض انتخاب کنید.
نکته مهم: قبل از ثبت هر هزینه، مطمئن شوید فضای مالی درست فعال است؛ زیرا اطلاعات فضای شخصی و خانوارهای مشترک از یکدیگر جدا هستند.
۳. آموزش ثبت هزینه در خرج‌نگار
یکی از اصلی‌ترین کارهایی که در خرج‌نگار انجام می‌دهید، ثبت هزینه‌های روزمره است.
با انتخاب گزینه «افزودن هزینه» فرم ثبت هزینه باز می‌شود. در این فرم اطلاعاتی مانند مبلغ، پرداخت‌کننده، دسته‌بندی، تاریخ و توضیحات را مشخص می‌کنید.
مبلغ در رابط ثبت هزینه با واحد هزار تومان وارد می‌شود. برای مثال اگر ۵۰۰ هزار تومان هزینه کرده‌اید، عدد ۵۰۰ را وارد می‌کنید.
تاریخ هزینه را نیز می‌توانید با تقویم شمسی انتخاب کنید.
در قسمت توضیحات بهتر است عبارتی کوتاه و مشخص مانند «خرید هفتگی»، «تعویض روغن» یا «شام رستوران» بنویسید. این توضیحات هنگام جست‌وجو و مرور مخارج قدیمی بسیار مفید خواهند بود.
بهترین روش این است که هزینه‌ها را نزدیک به زمان پرداخت ثبت کنید. اگر ثبت هزینه‌ها را چند روز عقب بیندازید، معمولاً بخشی از مخارج کوچک فراموش می‌شوند.
برای آشنایی بیشتر با این موضوع می‌توانید مقاله چطور تصویر روشن‌تری از هزینه‌های ماهانه داشته باشیم؟ را هم مطالعه کنید.
۴. دسته‌بندی هزینه‌ها
ثبت عدد به‌تنهایی برای مدیریت مالی کافی نیست. ارزش اصلی داده‌ها زمانی مشخص می‌شود که بدانید پولتان برای چه چیزی خرج شده است.
خرج‌نگار دسته‌بندی‌های مختلفی مثل خرج روزمره، قسط، اجاره، ماشین، وسایل خانه، خوراکی، رستوران و کافه، خرید خانه، مسافرت، رفت‌وآمد، آموزش، هدیه، سلامتی و درمان، قبض و اینترنت، سرگرمی و پوشاک در اختیار شما قرار می‌دهد.
همچنین می‌توانید دسته‌بندی‌های موردنیاز خودتان را ایجاد و مدیریت کنید.
پیشنهاد می‌کنیم تعداد دسته‌ها را بیش از حد زیاد نکنید. دسته‌بندی خوب باید به شما کمک کند الگوی هزینه را سریع تشخیص دهید، نه اینکه ثبت هر مخارج را پیچیده کند.
۵. مشاهده همه هزینه‌ها و جست‌وجوی مخارج
در بخش همه هزینه‌ها می‌توانید سابقه مخارج ثبت‌شده را ببینید.
برای پیدا کردن هزینه‌های مشخص می‌توانید از فیلترهایی مانند ماه، پرداخت‌کننده، دسته‌بندی، عبارت جست‌وجو و بازه زمانی استفاده کنید.
فهرست هزینه‌ها به‌صورت صفحه‌بندی‌شده نمایش داده می‌شود و در هر صفحه حداکثر ۱۵ هزینه قرار می‌گیرد.
در صورت داشتن دسترسی لازم، امکان ویرایش یا حذف هزینه نیز وجود دارد.
این بخش مخصوصاً زمانی مفید است که چند ماه از خرج‌نگار استفاده کرده باشید و بخواهید مثلاً تمام هزینه‌های خودرو، درمان یا رستوران خود را بررسی کنید.
۶. استفاده از بخش آمار
اگر ثبت هزینه‌ها پاسخ سؤال «پول کجا خرج شد؟» باشد، بخش آمار کمک می‌کند بفهمید «الگوی خرج کردن چگونه بوده است؟».
در این قسمت اطلاعاتی مانند میانگین هر هزینه، بزرگ‌ترین هزینه، تعداد روزهای دارای هزینه، پرتکرارترین دسته و روند روزانه مخارج نمایش داده می‌شود.
همچنین می‌توانید جزئیات تقسیم هزینه‌ها بین دسته‌بندی‌های مختلف را مشاهده کنید.
پیشنهاد می‌کنیم حداقل هفته‌ای یک‌بار آمار هزینه‌ها را مرور کنید. این کار باعث می‌شود افزایش غیرعادی یک نوع هزینه را قبل از پایان ماه متوجه شوید.
۷. آموزش بودجه‌بندی در خرج‌نگار
ثبت هزینه نشان می‌دهد چه اتفاقی افتاده است؛ بودجه‌بندی کمک می‌کند برای آینده تصمیم بگیرید.
در بخش «بودجه» ابتدا ماه شمسی موردنظر را انتخاب می‌کنید. سپس می‌توانید برای دسته‌های مختلف سقف هزینه تعیین کنید.
مثلاً ممکن است برای یک ماه چنین برنامه‌ای داشته باشید:
- خوراکی: ۵ میلیون تومان
- رفت‌وآمد: ۲ میلیون تومان
- رستوران و کافه: ۳ میلیون تومان
- سرگرمی: ۱ میلیون تومان
با ثبت هزینه‌ها، خرج‌نگار مبلغ واقعی مصرف‌شده را با بودجه هر دسته مقایسه می‌کند.
برای هر بخش می‌توانید مبلغ بودجه، هزینه انجام‌شده، مبلغ باقی‌مانده و میزان مصرف بودجه را ببینید. وضعیت‌هایی مانند «در محدوده» و «بیش از بودجه» نیز تشخیص وضعیت را سریع‌تر می‌کنند.
اگر هنوز برای تعیین بودجه مطمئن نیستید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله بودجه‌بندی ساده؛ از کجا شروع کنیم؟ را بخوانید.
۸. مدیریت پس‌انداز و دارایی‌ها
خرج‌نگار فقط برای ثبت مخارج نیست. در بخش پس‌انداز می‌توانید بخشی از دارایی‌ها و موجودی مالی خود را نیز ثبت کنید.
دارایی‌هایی مانند تومان، طلا و برخی رمزارزها از جمله تتر و بیت‌کوین قابل ثبت هستند.
هنگام اضافه کردن دارایی، نوع دارایی، خود دارایی، مقدار و تاریخ موجودی را مشخص می‌کنید.
در خانوار مشترک، دارایی می‌تواند متعلق به یک عضو مشخص یا به‌صورت مشترک ثبت شود.
برای دارایی‌های قابل ارزش‌گذاری، خرج‌نگار می‌تواند ارزش تقریبی آن‌ها را نیز نمایش دهد. اگر سرویس دریافت قیمت موقتاً در دسترس نباشد، اطلاعات دارایی شما همچنان باقی می‌ماند و قابل مشاهده و مدیریت است.
این بخش صرفاً برای ثبت و مشاهده دارایی طراحی شده و نباید به‌عنوان توصیه سرمایه‌گذاری در نظر گرفته شود.
۹. ساخت و مدیریت خانوار مشترک
اگر می‌خواهید هزینه‌های خانواده را با چند نفر مدیریت کنید، می‌توانید یک خانوار مشترک بسازید.
فضای شخصی شما همچنان مستقل باقی می‌ماند.
در ساختار فعلی خرج‌نگار، هر کاربر می‌تواند حداکثر در سه خانوار مشترک به‌عنوان مالک یا عضو فعال حضور داشته باشد. هر خانوار مشترک نیز شامل یک مالک و حداکثر سه عضو دیگر است.
دعوت‌های فعال و در انتظار نیز ظرفیت خانوار را اشغال می‌کنند.
فقط مالک خانوار می‌تواند عضو جدید دعوت کند. اعضای عادی می‌توانند اطلاعات مربوط به خودشان را مدیریت کنند، در حالی که مالک دسترسی بیشتری برای مدیریت اعضا و اطلاعات خانوار دارد.
این ساختار برای زوج‌ها، خانواده‌ها یا هر گروه کوچکی که بخواهد هزینه‌های مشترک را جدا از مخارج شخصی مدیریت کند مناسب است.
۱۰. استفاده از دستیار مالی خرج‌نگار
خرج‌نگار یک دستیار مالی نیز دارد که می‌تواند اطلاعات فضای مالی فعال را برای پاسخ به سؤال‌های شما بررسی کند.
برای مثال می‌توانید درباره وضعیت بودجه، الگوی هزینه یا اطلاعات مالی ثبت‌شده سؤال کنید.
اگر در فضای شخصی باشید، دستیار اطلاعات همان فضا را بررسی می‌کند. اگر وارد یک خانوار مشترک شوید، اطلاعات آن خانوار مبنای پاسخ قرار می‌گیرد.
به همین دلیل کیفیت پاسخ‌های دستیار تا حد زیادی به کامل و دقیق بودن اطلاعاتی که در خرج‌نگار ثبت کرده‌اید بستگی دارد.
دستیار مالی ابزار تحلیل و جمع‌بندی اطلاعات است و جایگزین مشاوره تخصصی مالی یا سرمایه‌گذاری نیست.
۱۱. تنظیمات حساب و خروجی Excel
از قسمت تنظیمات می‌توانید اطلاعات حساب و ظاهر برنامه را مدیریت کنید.
امکان تغییر نام نمایشی، تغییر رمز عبور، انتخاب تم روشن یا تاریک و استفاده از پالت‌های رنگی مختلف وجود دارد.
همچنین می‌توانید از اطلاعات مالی خود خروجی Excel تهیه کنید. این قابلیت برای آرشیو اطلاعات یا تحلیل بیشتر داده‌ها در نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده مناسب است.
اگر قصد حذف حساب خود را داشته باشید، خرج‌نگار برای جلوگیری از حذف ناخواسته از تأیید اضافه استفاده می‌کند. بهتر است پیش از حذف حساب، اطلاعات موردنیاز خود را بررسی و در صورت لزوم خروجی تهیه کنید.
بهترین روش استفاده روزانه از خرج‌نگار چیست؟
برای استفاده مفید از خرج‌نگار لازم نیست هر روز زمان زیادی صرف کنید.
یک روال ساده کافی است: هزینه‌ها را همان روز ثبت کنید، هفته‌ای یک‌بار نمای کلی و آمار را ببینید، وضعیت بودجه‌ها را بررسی کنید و هر زمان تغییر قابل‌توجهی در دارایی‌ها داشتید بخش پس‌انداز را به‌روز کنید.
در پایان هر ماه نیز مخارج واقعی را با بودجه مقایسه کنید.
هدف این نیست که از ماه اول یک بودجه کاملاً دقیق بسازید. داده‌های واقعی هر ماه کمک می‌کنند ماه بعد تصمیم‌های منطقی‌تری بگیرید.
سوالات متداول درباره خرج‌نگار
آیا می‌توان در خرج‌نگار دسته‌بندی جدید ایجاد کرد؟
بله. علاوه بر دسته‌بندی‌های پیش‌فرض، می‌توانید دسته‌های متناسب با سبک زندگی و نوع هزینه‌های خود ایجاد و مدیریت کنید.
مبلغ هزینه‌ها با چه واحدی وارد می‌شود؟
در فرم ثبت هزینه، مبلغ با واحد هزار تومان وارد می‌شود. بنابراین برای ثبت یک هزینه ۵۰۰ هزار تومانی، عدد ۵۰۰ را وارد می‌کنید.
آیا خرج‌نگار از تاریخ شمسی پشتیبانی می‌کند؟
بله. ثبت هزینه، انتخاب ماه بودجه و تاریخ موجودی دارایی‌ها با ساختار تقویم شمسی هماهنگ شده است.
تفاوت فضای شخصی و خانوار مشترک چیست؟
فضای شخصی مخصوص اطلاعات مالی خود شماست. خانوار مشترک برای مدیریت مخارج و اطلاعات مالی مشترک با اعضای دیگر ساخته می‌شود. اطلاعات این فضاها از یکدیگر جدا هستند.
آیا می‌توان هزینه‌های گذشته را ویرایش کرد؟
بله، در صورت داشتن سطح دسترسی لازم می‌توانید هزینه‌های ثبت‌شده را ویرایش یا حذف کنید.
جمع‌بندی؛ از کدام بخش خرج‌نگار شروع کنیم؟
برای شروع لازم نیست همه قابلیت‌های خرج‌نگار را هم‌زمان استفاده کنید.
ابتدا چند هفته فقط هزینه‌های روزانه خود را منظم ثبت و دسته‌بندی کنید. وقتی تصویر واقعی‌تری از مخارجتان شکل گرفت، برای دسته‌های اصلی بودجه تعیین کنید. سپس در صورت نیاز دارایی‌ها و پس‌انداز خود را نیز اضافه کنید.
ترکیب ثبت هزینه، مشاهده آمار، بودجه‌بندی و بررسی پس‌انداز به شما کمک می‌کند به‌جای حدس زدن درباره وضعیت مالی، بر اساس اطلاعات واقعی تصمیم بگیرید.
اگر آماده‌اید شروع کنید، وارد خرج‌نگار شوید و اولین هزینه خود را ثبت کنید.
برای مطالب بیشتر درباره مدیریت هزینه و بودجه‌بندی نیز می‌توانید به بلاگ خرج‌نگار سر بزنید.